При камеральной проверке инспекторы вправе потребовать документы, пояснения или уточненную отчетность либо вызвать в ИФНС для устных пояснений. При выездной – не только истребуют документы, но и проводят инвентаризацию, осмотр помещений, выемку документов, экспертизу, допрашивают свидетелей, привлекают специалистов и переводчиков. Расскажем, как отвечать на требование о предоставлении документов и пояснений, в какой срок и какие бумаги надо собрать, как подготовить копии и отправить в ИФНС.

Шаг 1. Проверьте требование

При камеральной проверке в требовании о предоставлении документов инспекторы должны указать:

В требовании представить пояснения инспекторы сообщают, какие ошибки и противоречия выявили в отчетности, предлагают объясниться в письменном виде или представить уточненку. В документе указывают срок ответа, есть место для отметки о получении. Обычно ответить можно в произвольной форме, но для пояснений по НДС действует особый порядок.

При выездной проверке на территории организации инспекторы предъявляют письменное требование о представлении копий, а оригиналы запрашивают устно. При проверках на территории ИФНС требование представить документы оформляют в письменном виде, но запросить могут копии и подлинники. Обязательные сведения в письменном требовании такие же, как при камеральной проверке.

Требование с нарушениями. ФНС поручила инспекциям усилить контроль за оформлением требований, чтобы снизить количество жалоб на нарушения при истребовании документов. Инспекторов обязали контролировать, есть ли в требовании обязательные сведения и реквизиты, исключить истребование документов и информации, которые не относятся к предмету проверки или не связаны с конкретной сделкой, указанной в требовании. Об этом – письмо ФНС от 23.12.2021 № СД-4-2/18103.

Если ИФНС выслала требования с нарушениями, запрашиваемые документы и информацию можно не предоставлять. Однако, чтобы избежать штрафа, не игнорируйте требование. Безопаснее ответить инспекторам, даже если они ошиблись в ИНН организации или прислали требование, адресованное другому налогоплательщику. Это снизит риск споров с инспекцией и штрафов. Чтобы пояснить инспекторам, почему отказываетесь представить документы, или сообщить, что не располагаете запрошенными бумагами, отправьте в ИФНС письменное уведомление.

Ситуация

Нужно ли представлять документы, которые не относятся к проверяемому периоду? Да, нужно.

Документы по требованию ИФНС нужно представить независимо от того, относятся ли они к проверяемому периоду. Иначе налогоплательщику грозят штрафы по статье 126 НК. Нет гарантий, что штраф получится оспорить, арбитражная практика противоречива.

Камеральная проверка. Во время камеральной проверки ИФНС вправе запрашивать информацию по налогу, который проверяет, и в рамках периода, охватываемого проверкой. Это следует из пункта 1 статьи 88 НК. ИФНС не должна требовать документы, выходящие за рамки проверяемого периода. Однако арбитражная практика свидетельствует о том, что такое требование инспекторы могут обосновать.

В постановлении от 22.03.2019 № Ф09-781/19 по делу № А60-7088/2018 суд указал, что инспекция обоснованно потребовала документы за III квартал 2014 года при камеральной проверке декларации по НДС за IV квартал 2016 года. Перечень документов при проверке обоснованности вычета по НДС не является закрытым, поэтому ИФНС вправе запросить любые документы, которые подтверждают право на вычет. В рассматриваемом деле организация заявила вычет по возврату товара, который был отгружен в 2014 году, следовательно, запрошенные документы непосредственно связаны с периодом камеральной проверки.

Есть судебные решения, в которых сказано, что инспекторы не вправе требовать документы при камеральной проверке за период, который не охватывает проверка. В постановлении ФАС Московского округа от 16.07.2008 № КА-А41/5556-08 по делу № А41-К2-23605/07 суд указал, что у инспекторов при камеральной проверке декларации по НДС за март 2007 года не было оснований запрашивать документы, относящиеся к другим налоговым периодам 2003–2006 годов, поскольку все необходимые документы для подтверждения вычета по НДС организация представила.

Выездная проверка. В рамках выездной проверкиИФНС вправе потребовать документы за период, который не выходит за рамки трех календарных лет, предшествующих году принятия решения о проведении выездной проверки (абз. 2 п. 4 ст. 89 НК). Конкретные периоды выездной проверки должны быть указаны в решении инспекции о проведении проверки (абз. 7 п. 2 ст. 89 НК). Поэтому ИФНС не должна присылать требование о представлении документов за период, который выходит за рамки проверяемого периода.

В судебной практике есть решения в пользу налогоплательщиков, которые не представили документы за рамками проверяемого периода. В постановлении Арбитражного суда Центрального округа от 29.08.2018 № Ф10-3098/2018 по делу № А23-6278/2017 суд указал, что право инспекции истребовать документы независимо от периода выездной проверки противоречит положениям НК. В постановлении ФАС Уральского округа от 30.07.2008 № Ф09-5400/08-С3 по делу № А76-13451/07 сказано, что требования ИФНС представить документы, которые не относятся к периодам проверки, недействительны. Однако нет гарантий, что у вашей организации спор с ИФНС решится аналогичным образом, поэтому риски сохраняются.

Встречная проверка. При встречной проверке инспекторы вправе запросить любые документы и за любой период, в том числе относящиеся к периоду более чем трехлетней давности. Если организация не представит требуемые документы, ее оштрафуют (п. 6 ст. 93.1, п. 2 ст. 126 НК, письмо Минфина от 10.07.2017 № 03-02-08/43465). Подтверждает это арбитражная практика.

В постановлении Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 04.03.2021 № Ф04-6714/2020 по делу № А45-15387/2020 суд отметил, что в налоговом законодательстве нет ограничений по периоду истребования документов по статье 93.1 НК. Такое требование не свидетельствует о проведении выездной проверки. По мнению суда в постановлении от 16.01.2019 № Ф06-41326/2018 по делу № А55-5410/2018, инспекция не обязана обосновывать связь запрашиваемых документов с проверкой. Оценка такой связи – компетенция инспекторов, а не налогоплательщика.

Уведомление об отказе представить документы. Если налогоплательщик готов оспаривать требование о представлении документов за период, который превышает проверяемый, направьте инспекторам мотивированный отказ. Обоснуйте, почему считаете требование незаконным.

Шаг 2. Определите срок для ответа

По общему правилу требование о представлении документов исполняют в течение 10 рабочих дней и при камеральных, и при выездных проверках. Если требование в рамках встречной проверки, срок – пять рабочих дней. Пояснения представляют также в течение пяти рабочих дней (п. 3 ст. 88 НК). Более продолжительные сроки – при проверках нулевой ставки по НДС, контроле сделок между взаимозависимыми лицами, для участников консолидированной группы налогоплательщиков и иностранных организаций.

Сроки для ответа на требование представить документы или пояснения

Что требует инспекция Как получено требованиеСрок ответа на требование (в рабочих днях)
Инспекция прислала требование в рамках камеральной или выездной проверки
ДокументыЛично в ИФНС10 дней с даты, когда получено требование (п. 3 ст. 93 НК)
По почте16 дней с даты, когда инспекция отправила требование (п. 4 ст. 31, п. 3 ст. 93 НК)
По ТКС10 дней с даты отправки квитанции о приеме требования (п. 3 ст. 93 НК)
Через личный кабинет на сайте ФНС11 дней с даты размещения требования (п. 4 ст. 31, п. 3 ст. 93 НК)
ПоясненияЛично в ИФНС5 дней с даты, когда получено требование (п. 3 ст. 88 НК)
По почте11 дней с даты, когда инспекция отправила требование (п. 4 ст. 31, п. 3 ст. 88 НК)
По ТКС5 дней с даты отправки квитанции о приеме требования (п. 3 ст. 88 НК)
Через личный кабинет на сайте ФНС6 дней с даты размещения требования (п. 4 ст. 31, п. 3 ст. 88 НК)
Инспекция прислала требование в рамках встречной проверки
Документы по контрагенту или информацию по конкретной сделкеЛично в ИФНС5 дней с даты, когда получено требование (п. 5 ст. 93.1 НК)
По почте11 дней с даты, когда инспекция отправила требование (п. 4 ст. 31, п. 5 ст. 93.1 НК)
По ТКС5 дней с даты отправки квитанции о приеме требования (п. 5 ст. 93.1 НК)
Через личный кабинет на сайте ФНС6 дней с даты размещения требования (п. 4 ст. 31, п. 5 ст. 93.1 НК)

Если получили требование по ТКС, в течение шести дней отправьте в инспекцию квитанцию о приеме. Это можно сделать даже в последний шестой день, тогда в запасе будет больше времени на ответ.

Шаг 3. Получите отсрочку

Если не успеваете подготовить все истребованные документы по требованию о предоставлении документов, просите ИФНС продлить срок на их представление. Нет гарантии, что срок увеличат. Но в суде это поможет уменьшить штраф за несвоевременное представление документов.

Форма. Чтобы получить отсрочку при камеральной и выездной проверках, нужно подать уведомление. Форма уведомления о невозможности представить документы в срок утверждена приказом ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204. В уведомлении нужно указать причины, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленные сроки, и сроки, когда налогоплательщик может представить документы.

Срок. Уведомление с просьбой предоставить отсрочку надо направить не позднее следующего дня после того, как получили требование о представлении документов. Это предусмотрено в пункте 3 статьи 93 НК.

Шаг 4. Подготовьте документы и пояснения

При камеральной проверке ИФНС вправе требовать от организации документы, предусмотренные в НК. Иные документы в ИФНС можно не отправлять — представьте мотивированный отказ.

Совет

Инспекторы не обязаны указывать точные реквизиты всех запрашиваемых документов. Поэтому право не исполнять требование, в котором не указано, какие именно документы и в каком количестве затребованы, придется отстаивать в суде.

Непонятно, какие документы представлять, — попросите ИФНС уточнить запрос и продлить срок представления бумаг.

При выездной проверке у организации могут запросить документы, связанные с начислением и уплатой налогов, в том числе те, которые инспекция не смогла получить при камеральной проверке.

Если срок хранения документов истек, к сообщению о невозможности передать сведения приложите акт об уничтожении документов. Штраф в этом случае не грозит.

В рамках камеральной и выездной проверки ИФНС вправе запросить документы и информацию у контрагентов проверяемой организации. При этом ограничений по документам и срокам нет. Ответить придется, даже когда ИФНС запрашивает документы по контрагентам второго, третьего звена.

При камеральной и выездной проверке инспекция может запросить пояснения по расчету налогов (письмо ФНС от 13.08.2014 № ЕД-4-2/16015).

Шаг 5. Заверьте копии

Бумажные копии документов и для камеральной, и для выездной проверки заверяйте по новым правилам:

  • разделите копии на тома;
  • пронумеруйте листы;
  • сшейте;
  • заверьте каждый том на обороте последнего листа.

Надпись «Верно» и отметку о месте хранения оригиналов не обязательно ставить на заверительную наклейку. ФНС подтвердила, что копии документов для инспекций могут не соответствовать ГОСТу Р 7.0.97-2016.

Электронные документы передайте в инспекцию в формате xml-файлов или виде скан-образов. При отправке подпишите документы усиленной квалифицированной электронной подписью организации или ее представителя.

Шаг 6. Составьте сопроводительное письмо и отправьте документы

Передать документы и сведения при камеральной и выездной проверке можно:

  • на бумаге — лично или по почте заказным письмом;
  • электронные — по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (для пояснений по НДС — единственный способ).

Дополнительно к копиям оформите сопроводительное письмо, в котором укажите реквизиты требования, в ответ на которое передаете документы, его дату и номер. Составьте опись документов, которая может быть частью письма или приложением к нему.

Совет

Заполните опись переданных документов, даже если проверяющие находятся в соседнем кабинете или сидят вместе с бухгалтерией. Тогда оригиналы не потеряются, а копии не придется представлять повторно.